Avec les nouvelles technologies, communiquer devient presque gratuit et surtout si facile. En quelques clics, vous laissez un message sur un forum. Mais est-ce adapté ? Cette facilité n'est-elle pas un piège ?
Les PME n'ont pas souvent de collaborateur dédié à cette activité. Comment réussir avec un budget de quelques centaines d'euros à bien communiquer auprès de ses clients et de ses collaborateurs ?

1 - Définir ce que je veux communiquer

Avant de vous lancer sur les forums, les blogs, voire de concevoir un site internet, quel est votre objectif et auprès de qui voulez-vous communiquer ?
Pourquoi réfléchir sur ces sujets, il est rare qu'un support puisse correspondre à toutes les cibles. Votre contenu s'adaptera à la cible. Allez-vous aborder vos chiffres d'exploitation sur un support destiné à vos clients ?
Reprenons notre grille d'analyse

A – Définir mon objectif

• Promouvoir mes produits ou mes services
• Fidéliser mes clients
• Convaincre sur mon assise financière
• Communiquer en interne auprès de mes salariés
• ….

B – Définir ma cible

• Je communique avec mes prospects
• Je communique avec mes clients
• Je communique avec mes investisseurs (futurs ou actuels)
• Je communique avec mes collaborateurs
• ….

2 - Quels supports adaptés à ma cible et à mon budget ?

Avec l'essor des nouvelles technologies, vous pouvez communiquer sans dépenser un budget important. Finis les catalogues de 300 pages qui demandent le travail de plusieurs prestataires pendant des mois : agence, imprimeur, routeur. Les délais se raccourcissent, la qualité-prix est au rendez-vous.

A – Les supports de communication électronique

Les cibles utilisent le web pour leur recherche. Il faut pouvoir les amener jusqu'à votre message sans les obliger à vous appeler ou vous écrire pour avoir des informations sur vous.
De plus, les formats électroniques (HTML et PDF) permettent de communiquer qu'importe le nombre de lecteurs potentiels, au même coût. Accessible via votre newsletter ou votre site internet,

• Catalogue de produits, de service
• Pensez au format PDF pour faciliter l'impression du bon de commande
• Revue professionnelle à destination des clients
• Bilan financier
• Journal interne
• ….

B – Les supports de communication imprimés

Evoquons maintenant les supports destinés à être imprimés, c'est à dire réalisé par un imprimeur.
Le coût reste important. Il dépend du montage du magazine, du contenu inséré, du routage, de la ré-édition. Cette impression nécessite des compétences particulières : l'utilisation de logiciels adaptés (InDesign...) et des prestataires : agences, imprimeurs. Et du délai pour obtenir les devis, suivre le travail de tous et valider les différentes étapes.
Privilégiez l'impression pour des documents de moins d'une centaine de pages auprès d'une base dont les adresses ont bien été vérifiées avant envoi.

• Catalogue papier des produits phares ou des services
• Journal professionnel à destination des grands comptes
• Bilan financier à destination des investisseurs présenté lors de comité de direction
• Support exceptionnel de communication interne : mise en place de l'investissement, déménagement de l'entreprise...
• ….

C – Un support de communication électronique et imprimable en qualité professionnelle

Actuellement, il est très difficile pour une PME de générer un format compatible pour le web et l'impression off-set. Cela exige la présence d'un collaborateur au fait des différentes contraintes : couleur, qualité des images, repères pour le montage...et sachant utiliser des outils professionnels à destination du web et de l'impression. Ces logiciels restent coûteux pour une utilisation inférieure à 10 supports par an.
Article à suivre : Dans quelques semaines, nous compléterons cet article avec une solution en cours de finalisation.

3 - Quels contenus pour le support de communication ?

Vous avez réfléchi à la cible, à l'objectif, aux supports mais quelles informations données ? Est-ce nécessaire de passer par une agence pour réaliser les contenus ?
Tout dépend de la cible et de l'objectif.
Dans la plupart des cas, vous pouvez réutiliser vos propres réalisations. Dans le cadre de vos activités, vous générez un nombre important de contenu : logo, photos des dirigeants, des produits, descriptif de vos services, règlement intérieur, listing des contacts, liste des fournisseurs.
Bref, selon votre message, vous avez sans doute en interne tout ou en partie le contenu nécessaire à votre communication. Il vous faudra bien sûr distinguer ce qui peut être relayé et ce qui est confidentiel. Communiquer ces prévisions financières dans la journal interne peut être une bonne idée, mais cela ne risque-t-il pas de sortir de votre entreprise et atterrir sur le bureau de votre concurrent ?

Et la suite...?

Pour conclure, la communication au sein d'une PME évolue rapidement. Les solutions proposées sont de plus en plus simples et économiques grâce à l'essor d'internet. Les prochains articles aborderont en détail chaque support. Ne les ratez pas, votre concurrent pourrait les lire avant vous

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Véronique da Costa
Direction E-commerce Madmagz.com
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